Khi bạn nhận ra mình đang “bận mà hiệu quả vẫn chưa cao”
Có bao giờ bạn làm việc từ sáng tới tối, gõ bàn phím đến mòn cả móng tay, nhấc điện thoại nhiều đến mức pin vừa sạc xong đã hết, nhưng… hiệu quả công việc vẫn lẹt đẹt, công việc vẫn ngập đầu cứ nối tiếp nhau ngày này qua ngày khác…và bạn chẳng còn thời gian để thở, để sống với những ước mơ từ nhỏ của mình?
Nếu câu trả lời là “Có”, thì xin chúc mừng – bạn vừa gia nhập “Hội những người bận rộn vô nghĩa” (vâng, hội này đông lắm, thậm chí họp mặt cũng không kịp vì… ai cũng bận).
Bây giờ ấy người ta không gõ nhiều như thế nữa mà thay vào đó là những thứ trong thời hiện đại này làm hết cho bạn những điều đó, chỉ có điều là bạn không biết dùng nó thế nào cho hiệu quả mà thôi.
Nguyên nhân không nằm ở việc bạn lười hay thiếu năng lực, mà là vì bạn đang mắc kẹt trong những tư duy với một số loại hình công việc kém hiệu quả – những việc tiêu tốn thời gian, năng lượng, và đôi khi mất đi cả tuổi trẻ, nhưng chẳng đem lại giá trị thực sự như bạn từng mong muốn.
Nếu bạn đã từng hoặc đã và đang ở trong những giai đoạn như thế này, bạn hãy chậm lại một chút để hỏi bản thân mình xem “Điều gì mới là điều thực sự quan trọng đối với bạn trong cuộc sống này?”
Câu hỏi này giúp bạn định hướng được con đường để đi, bởi vì chỉ khi bạn định hướng được một con đường để đi thì bạn mới có thể tối ưu những việc lặp đi lặp lại khiến bạn trở lên mệt mỏi mà không mấy hiệu quả.
Hãy cùng chúng tôi “khai quật” những dạng việc này, rồi thay thế bằng những phương pháp và cách làm mới, để công việc không còn là cực hình, mà là bệ phóng cho sự phát triển của bạn trong tương lai.
Những loại công việc kém hiệu quả bạn nên loại bỏ ngay
Họp hành vô tận – Nói nhiều hơn làm, những công việc văn phòng có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày, thậm chi một số loại hình công việc trong đời sống mà có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày hiện tại và sau này bạn đều có thể tối ưu chúng một cách hiệu quả hơn rất nhiều.
Nếu có giải thưởng “Kẻ tiêu diệt năng suất” thì cuộc họp không mục đích chắc chắn sẽ đoạt quán quân. Trong thời đại ngày nay thứ quyết định nên sự tồn tại của bạn là năng xuất và hiệu quả cho mỗi việc bạn làm.
bạn làm quá nhiều công việc và năng lượng sẽ bị loãng, sự tập trung sẽ không thể đạt được trạng thái ở cường độ cao nhất, khiến tinh thần ngày càng cảm thấy mệt mỏi, bạn sẽ nóng giận vô cớ, bạn không còn đủ thời gian cảm nhận cho những điều tuyệt vời hơn trong cuộc sống.
Bạn có thể đã từng trải qua: 9h sáng vào phòng họp, 11h30 vẫn đang bàn về việc… nên đặt tên file báo cáo thế nào, trình bày thế nào cho đẹp. Không cần thiết đâu, không phải loại hình công việc nào cũng cần phải như thế, trong thời gian bạn còn đang phải tranh luận về việc phải làm thế nào thì một người chuyên nghiệp họ đã hoàn thành xong toàn bộ công việc rồi đấy.
Những mô hình làm việc cũ là người ta vẽ ra đủ thứ chuyện, bởi vì trước đây ngân sách còn dư giả, giống kiểu tiền chùa ấy…chỉ làm sao tiêu sài và kê khai cho hợp lí, nhưng bây giờ đặc biệt là trong những giai đoạn phát triển xã hội như ngày nay nếu bạn còn giữ những lối tư tưởng đó, bạn chắc chắn thua…chắc chắn bị đẩy lại phía sau
Có những việc Không chỉ mất thời gian, bạn còn mất luôn động lực làm việc sau đó.
Có những cách thay thế rất đơn giản mà ít rườm rà:
Chỉ họp và trao đổi khi cần, và mỗi buổi họp có mục tiêu rõ ràng. Nói phát là người khác hiểu liền, không rườm rà, không vòng vo, quyết định nhất quán, thời gian ngắn hạn.
Thay vì họp, hãy dùng email hay một số phương thức khác hiệu quả hơn, bảng quản lý công việc hoặc ứng dụng chat nhóm (Slack, Trello, Notion…).
Giới hạn thời gian họp – 30 phút là đẹp, 1 tiếng là trần.
Làm việc theo “thói quen cũ” mà không xem lại hiệu quả
Bạn vẫn xử lý công việc bằng cách ghi tay vào sổ, rồi tối về nhập vào Excel? Hoặc vẫn dùng cùng một mẫu báo cáo từ… 10 năm trước?
Vấn đề: Công cụ cũ không còn phù hợp với tốc độ hiện tại, dẫn đến mất thời gian và dễ sai sót. Hãy thay thế chúng bằng những cách làm mới hơn, hiệu quả và năng suất hơn
Cách thay thế:
Ứng dụng công nghệ: phần mềm quản lý, tự động hóa…
Liên tục đánh giá lại quy trình:
Việc này có thể rút gọn không? Có phần nào tự động hóa được không?
Rất nhiều bạn đang làm việc mà không bao giờ đánh giá và đo lường mức độ hiệu quả của chúng, dẫn đến công việc cứ ngày qua ngày được lặp đi lặp lại một cách vô nghĩa khiến bạn luôn tốn thời gian và là tiêu hao năng lượng.
Mỗi chúng ta sống để làm việc và cũng làm việc để sống, nếu như không có những sự nhìn nhận đúng bản chất, đánh giá, đo lường mức độ hiểu quả, chúng ta không thể có những sự sáng tạo trong đó.
Cuộc sống ngày nay “sự sáng tạo” là rất cần thiết, tối ưu cũng thực sự cần thiết, có rất nhiều việc chúng ta không thể dùng những cách làm cũ để thực thi một nhiệm vụ trong hiện tại, bởi nó đã quá lỗi thời…
Ôm đồm tất cả mọi việc – Không giao bớt
Bạn nghĩ: “Tự làm cho nhanh, nhờ người khác lại phải giải thích”. Nhưng hệ quả là bạn làm từ A đến Z, và… kiệt sức.
Hậu quả: Bạn trở thành “nhân viên toàn năng” – ai cũng cần, nhưng bạn thì chẳng còn năng lượng để sáng tạo. Bạn nên học cách tập trung cho những việc quan trọng, những điều không quan trọng lắm hãy để chúng sau khi đã hoàn thành những công việc quan trọng trước đó.
Mỗi chúng ta không thể giỏi hết mọi việc, những việc bạn đang làm thì người khác có thể làm tốt hơn, vậy nên hay giao cho những người có năng lực tốt hơn bạn, công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn, đừng lúc nào cũng tự cho mình là giỏi giang, chúng ta không giống nhau, mỗi người đều có những điểm mạnh đặc biệt. Hãy nhìn nhận cho đúng điều này.. để bản thân bạn bới mệt mỏi trong nhịp sống hiện đại
Để cuộc sống của bạn bớt mệt mỏi hãy để bản thân được thay thế:
Học cách ủy quyền và tin tưởng đồng đội, và đội nhóm của bạn.
Xác định những việc chỉ bạn mới làm được thì hãy làm chúng, còn lại hãy chia sẻ cho người phù hợp hơn.
Trả lời email và tin nhắn ngay lập tức
Bạn đang làm việc, tập trung cực cao, thì ting! – một email mới xuất hiện. Bạn lập tức bỏ dở công việc để trả lời.
Hậu quả: Não bạn liên tục bị “ngắt kết nối” và năng suất tụt dốc.
Cách thay thế đơn giản:
Chỉ check email theo khung giờ cố định (ví dụ: 9h, 13h, 16h).
Tắt thông báo không quan trọng để bảo vệ thời gian tập trung.
Làm vì… “người ta bảo thế”
Nhiều người làm theo quy trình, nhiệm vụ chỉ vì “sếp bảo thế” hoặc “từ trước đến giờ vẫn làm vậy”, mà không bao giờ đặt câu hỏi: “Việc này có thật sự cần thiết không?”
Mình có thể làm tốt việc này hơn không?
Mình có cách nào khác để đẩy nhanh tiến độ hơn không…
Tìm cách thay thế:
Mạnh dạn đề xuất phương án tối ưu hơn.
Nếu việc đó không đóng góp giá trị, hãy loại bỏ hoặc đơn giản hóa.
Có những việc không nhất thiết phải tồn tại…mà luôn luôn có những thứ tối ưu hơn.
Phương pháp và cách làm mới để công việc hiệu quả hơn
Giờ thì ta không chỉ nói bỏ cái cũ, mà còn cần bổ sung “vũ khí” mới để tăng hiệu suất.
Nguyên tắc 80/20 – Làm ít nhưng chất lượng
Bạn biết không, 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực quan trọng. Nghĩa là bạn không cần làm tất cả, chỉ cần tập trung vào những việc có tác động lớn nhất.
Ứng dụng: Mỗi sáng, chọn ra 3 việc ưu tiên nhất trong ngày, làm trước khi xử lý chuyện lặt vặt.
Tự động hóa công việc
Ngày xưa làm việc thì có rất nhiều vấn đề phức tạp cần giải quyết, nhưng đối với công việc ngày nay thì mọi thứ đã thuận lợi hơn rất nhiều rồi đấy.
Dùng phần mềm gửi email hàng loạt thay vì gõ từng cái.
Tự động hóa một số loại hình công việc mà trước đây bạn đã từng làm.
Sử dụng sự linh hoạt tạo ý tưởng ban đầu rồi tối ưu dần những điều đó về sau.
Gom việc cùng loại để làm một lần
Thay vì cứ làm hết công việc này rồi lại đến công việc khác, hãy dành 30 phút xử lý tất cả một lượt. Khi bạn biết cách phân loại chúng thành từng chủ đề, chắc chắn là bạn sẽ giải quyết nhanh hơn, “cái này là áp dụng cơ chế tập trung của não bộ”
Gom các cuộc gọi, lịch họp, viết bài… theo nhóm để não không phải “chuyển chế độ” liên tục.
Học nói “Không” bởi vì không phải việc nào cũng quan trọng đối với bạn
Từ chối những công việc không quan trọng hoặc không phù hợp với mục tiêu. Nhớ rằng, mỗi “Có” bạn nói với việc không cần thiết là một “Không” dành cho việc thật sự quan trọng.
Trong cuộc sống có thể bạn sẽ phải đối diện với rất nhiều vấn đề, nhưng hãy gạt bỏ bớt những gì không cần thiết và không quan trọng, và chỉ giữ lại những thứ thực sự quan trọng trong cuộc sống của bạn thôi.
Đầu tư vào kỹ năng
Học hỏi kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp, sử dụng công cụ số. Thời đại bây giờ khác xưa nhiều lắm, ngày xưa nếu để một ai đó biết đến bản thân mình thì bạn phải mất rất nhiều thời gian đi gặp gỡ và trò chuyện, ngày nay bạn không cần làm những việc như thế nữa đâu..
Kỹ năng tốt giúp bạn xử lý việc nhanh hơn, giảm lãng phí cho những hành động dư thừa, và có nhiều thời gian hơn dành cho cuộc sống của bạn và gia đình bạn.
Lợi ích khi bạn loại bỏ việc kém hiệu quả Tiết kiệm thời gian:
Dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, sở thích, hoặc nghỉ ngơi.
Giảm căng thẳng: Bớt áp lực, tăng sự hài lòng với công việc.
Tăng thu nhập trong tương lai: Tập trung vào việc mang lại giá trị, đồng nghĩa với cơ hội thăng tiến hoặc tăng doanh thu trong tương lai của bạn.
Năng lượng tích cực: Khi không còn mệt mỏi vì việc vô nghĩa, bạn sẽ có nhiều ý tưởng và động lực hơn.
Kết Quả là lúc bạn nhìn ra – Đời quá ngắn cho những việc vô nghĩa
Bạn không thể điều khiển thời gian, nhưng có thể quyết định cách mình dùng nó.
Loại bỏ những việc kém hiệu quả không phải là lười biếng, mà là một sự sắp xếp thông minh.
Bởi vì, cuối cùng, điều chúng ta cần không phải là làm thật nhiều, mà là làm đúng việc.
Như vậy bạn sẽ thấy cuộc sống của bạn sẽ khác trước rất nhiều.!
