Loại Bỏ Công Việc Kém Hiệu Quả – Thay Bằng Những Cách Làm Mới!
1.Khi bạn nhận ra mình đang “bận mà hiệu quả vẫn chưa cao”
Có bao giờ bạn làm việc từ sáng tới tối, gõ bàn phím đến mòn cả móng tay, nhấc điện thoại nhiều đến mức pin vừa sạc xong đã hết, nhưng… hiệu quả công việc vẫn lẹt đẹt, công việc vẫn ngập đầu?
Nếu câu trả lời là “Có”, thì xin chúc mừng – bạn vừa gia nhập “Hội những người bận rộn vô nghĩa” (vâng, hội này đông lắm, thậm chí họp mặt cũng không kịp vì… ai cũng bận).
Nguyên nhân không nằm ở việc bạn lười hay thiếu năng lực, mà là vì bạn đang mắc kẹt trong những loại hình công việc kém hiệu quả – những việc tiêu tốn thời gian, năng lượng, và đôi khi cả tuổi trẻ, nhưng chẳng đem lại giá trị thực.
Hãy cùng chúng tôi “khai quật” những dạng việc này, rồi thay thế bằng những phương pháp và cách làm mới, để công việc không còn là cực hình, mà là bệ phóng cho sự phát triển.
2. Những loại công việc kém hiệu quả bạn nên loại bỏ ngay
2.1. Họp hành vô tận – Nói nhiều hơn làm
Nếu có giải thưởng “Kẻ tiêu diệt năng suất” thì cuộc họp không mục đích chắc chắn sẽ đoạt quán quân.
Bạn có thể đã từng trải qua: 9h sáng vào phòng họp, 11h30 vẫn đang bàn về việc… nên đặt tên file báo cáo là “báo cáo\_final” hay “báo cáo\_final\_final”.
Hệ quả: Không chỉ mất thời gian, bạn còn mất luôn động lực làm việc sau đó.
Cách thay thế:
Chỉ họp khi cần, và mỗi buổi họp có mục tiêu rõ ràng.
Thay vì họp, hãy dùng email, bảng quản lý công việc hoặc ứng dụng chat nhóm (Slack, Trello, Notion…).
Giới hạn thời gian họp – 30 phút là đẹp, 1 tiếng là trần.
2.2. Làm việc theo “thói quen cũ” mà không xem lại hiệu quả
Bạn vẫn xử lý đơn hàng bằng cách ghi tay vào sổ, rồi tối về nhập vào Excel? Hoặc vẫn dùng cùng một mẫu báo cáo từ… 10 năm trước?
Vấn đề: Công cụ cũ không còn phù hợp với tốc độ hiện tại, dẫn đến mất thời gian và dễ sai sót.
Cách thay thế:
Ứng dụng công nghệ: phần mềm quản lý bán hàng, tự động hóa báo cáo.
Liên tục đánh giá lại quy trình: Việc này có thể rút gọn không? Có phần nào tự động hóa được không?
2.3. Ôm đồm tất cả mọi việc – Không biết giao bớt
Bạn nghĩ: “Tự làm cho nhanh, nhờ người khác lại phải giải thích”. Nhưng hệ quả là bạn làm từ A đến Z, và… kiệt sức.
Hậu quả: Bạn trở thành “nhân viên toàn năng” của công ty – ai cũng cần, nhưng bạn thì chẳng còn năng lượng để sáng tạo.
Cách thay thế:
Học cách ủy quyền và tin tưởng đồng đội.
Xác định những việc chỉ bạn mới làm được, còn lại hãy chia sẻ cho người phù hợp.
2.4. Trả lời email và tin nhắn ngay lập tức
Bạn đang làm việc, tập trung cực cao, thì ting! – một email mới xuất hiện. Bạn lập tức bỏ dở công việc để trả lời.
Hậu quả: Não bạn liên tục bị “ngắt kết nối” và năng suất tụt dốc.
Cách thay thế:
Chỉ check email theo khung giờ cố định (ví dụ: 9h, 13h, 16h).
Tắt thông báo không quan trọng để bảo vệ thời gian tập trung.
2.5. Làm vì… “người ta bảo thế”
Nhiều người làm theo quy trình, nhiệm vụ chỉ vì “sếp bảo thế” hoặc “từ trước đến giờ vẫn làm vậy”, mà không bao giờ đặt câu hỏi: “Việc này có thật sự cần thiết không?”
Cách thay thế:
Mạnh dạn đề xuất phương án tối ưu hơn.
Nếu việc đó không đóng góp giá trị, hãy loại bỏ hoặc đơn giản hóa.
3. Phương pháp và cách làm mới để công việc hiệu quả hơn
Giờ thì ta không chỉ bỏ cái cũ, mà còn cần bổ sung “vũ khí” mới để tăng hiệu suất.
3.1. Nguyên tắc 80/20 – Làm ít nhưng chất
Theo Pareto, 80% kết quả đến từ 20% nỗ lực quan trọng. Nghĩa là bạn không cần làm tất cả, chỉ cần tập trung vào những việc có tác động lớn nhất.
Ứng dụng: Mỗi sáng, chọn ra 3 việc ưu tiên nhất trong ngày, làm trước khi xử lý chuyện lặt vặt.
3.2. Tự động hóa công việc
Dùng phần mềm gửi email hàng loạt thay vì gõ từng cái.
Tự động hóa báo cáo bằng Google Data Studio hoặc Power BI.
Sử dụng AI hỗ trợ viết nội dung, tạo ý tưởng.
3.3. Batch Working – Gom việc cùng loại để làm một lần
Thay vì check email liên tục, hãy dành 30 phút xử lý tất cả email một lượt.
Gom các cuộc gọi, lịch họp, viết bài… theo nhóm để não không phải “chuyển chế độ” liên tục.
3.4. Học nói “Không”
Từ chối những công việc không quan trọng hoặc không phù hợp với mục tiêu. Nhớ rằng, mỗi “Có” bạn nói với việc không cần thiết là một “Không” dành cho việc thật sự quan trọng.
3.5. Đầu tư vào kỹ năng
Học kỹ năng quản lý thời gian, giao tiếp, sử dụng công cụ số.
Kỹ năng tốt giúp bạn xử lý việc nhanh hơn, giảm lãng phí.
4. Lợi ích khi bạn loại bỏ việc kém hiệu quả
Tiết kiệm thời gian: Dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, sở thích, hoặc nghỉ ngơi.
Giảm căng thẳng: Bớt áp lực, tăng sự hài lòng với công việc.
Tăng thu nhập: Tập trung vào việc mang lại giá trị, đồng nghĩa với cơ hội thăng tiến hoặc tăng doanh thu.
Năng lượng tích cực: Khi không còn mệt mỏi vì việc vô nghĩa, bạn sẽ có nhiều ý tưởng và động lực hơn.
5. Kết Quả – Đời quá ngắn cho những việc vô nghĩa
Bạn không thể điều khiển thời gian, nhưng có thể quyết định cách mình dùng nó.
Loại bỏ những việc kém hiệu quả không phải là lười biếng, mà là thông minh.
Bởi vì, cuối cùng, điều chúng ta cần không phải là làm thật nhiều, mà là làm đúng việc.
0 Nhận xét